Прошивка документов (технология архивного переплета)

Известно: чем сложнее бизнес, тем больше тщательности необходимо проявить при его организации и планировании.

Один из важных вопросов, которые следует серьезно решать внутри организации, - это правильно составленный фонд документов. Если любую бумагу можно отыскать быстро и без труда, значит, у персонала есть возможность работать четко и слаженно, а значит, положительные результаты не замедлят появиться.

Основная часть документов подлежит хранению на протяжении указанного числа лет. К ним относятся ведомости, договоры, финансовая отчетность и прочие. Чтобы бумаги содержались в безупречном порядке, необходимо использовать архивный переплет.

Архивное хранение дел начинается с ручного сшивания типовых документов, собранных в пачку, в жесткую обложку из картона. При этом корешки оклеиваются специальной тканью. Такая технология называется составным архивным переплетом.

Чтобы уберечь кипы бумаг от рассыпания и утери отдельных частей, блок необходимо прошивать шелковой прочной нитью по краю листа в четырех точках. Согласно технологии, следует сделать отступ от края на расстоянии 0,5 – 1,5 см. Блок документов, сшитый по этим правилам, требуется скрепить с лицевой обложкой. Заключительная часть – оклеивание папки переплетным материалом.

Архивное хранение дел и прочих бумаг, прошитых таким образом, позволяет открывать папку, чтобы проводить с документами все необходимые действия – сканировать, делать ксерокопии другие.

В качестве переплетного материала чаще всего используется картон европейского производства. Переплет, выполненный из этого материала, отличается длительным сроком службы. Качественный картон не деформируется со временем, сохраняя свои свойства.

Архивный переплет необходим, в том числе при сдаче документного фонда организации на государственное хранение. Обычно необходимость в этом возникает при ликвидации предприятия.

Преимущества, которые дает архивный переплет:

• повышается эффективность архивных работ;
• снижается время на поиски;
• обеспечивается сохранность документов в надлежащем виде;
• предотвращается риск утери отдельных бумаг.

Для качественной прошивки обратитесь к специалистам профильной компании – только так вы сможете качественно и удобно содержать накопившиеся личные дела, отчетности и другие необходимые данные.